Se algum destes é familiar, a gente pode ajudar.
A planilha de leitos
Só uma pessoa atualiza, cada turno tem uma versão e ninguém tem certeza se o leito 412 está livre. Enquanto alguém liga para o andar para conferir, o paciente espera no corredor.
O que fazemos: um mapa de leitos único, no computador e no celular, que todo mundo vê igual e que cada setor atualiza na hora.
A agenda no papel
Dois pacientes no mesmo horário, retorno esquecido, recepção atendendo o telefone para dizer “tem vaga quinta”. E nenhum número sobre quantos faltaram no mês.
O que fazemos: agenda online com confirmação pelo WhatsApp na véspera, fila de espera para encaixe e o número de faltas do mês.
O sistema que ninguém mexe
Quem fez já saiu, não há documentação e cada mudança pequena vira um risco. A equipe cria planilhas paralelas para contornar o que o sistema não faz.
O que fazemos: estudamos o sistema antigo, documentamos o que ele faz e trocamos por partes, sem parar o atendimento e sem perder dados.
Hospital de Clínicas de Porto Alegre: saber, a qualquer hora, onde há leito.
O HCPA é um hospital universitário ligado à UFRGS, um dos maiores do país, aberto 24 horas por dia. Num hospital desse tamanho, cada leito ocupado sem necessidade é um paciente esperando no pronto-socorro ou na fila de internação.
O problema não era falta de leito: era falta de enxergar. Saber, naquele minuto, qual leito estava livre, qual estava em limpeza, qual teria alta à tarde. Fizemos o sistema de controle de internações e leitos: um mapa por cores de todos os leitos, o registro de cada internação, a previsão de alta e os avisos de lotação por setor.
Quem passou a usar foi a enfermagem, que já conhecia o hospital como ninguém. O sistema só deu a ela uma tela em que o hospital inteiro aparece de uma vez.
Mapa por cores
- Todos os leitos numa tela: livre, ocupado, em limpeza, em manutenção, bloqueado.
- Filtros por andar, ala, especialidade e tipo de leito.
Internações e altas
- Entrada, troca de leito e alta registradas, com o histórico de cada paciente.
- Previsão de alta para planejar a tarde antes de ela chegar.
- Fila de espera por especialidade.
Números para decidir
- Ocupação, tempo médio de internação e giro por especialidade.
- Aviso de lotação quando um setor chega ao limite.
O sistema do HCPA é de 2006. A tecnologia mudou muito desde então; o jeito de trabalhar, sentado ao lado de quem usa, é o mesmo. Antes dele, entre 2000 e 2002, informatizamos o Hospital Municipal de Parobé: farmácia, internações e faturamento, numa época em que quase não havia sistema pronto para comprar.
Trocar o sistema sem parar o hospital.
Sentamos com a enfermagem, a recepção e o faturamento. Vemos a planilha, o caderno e o sistema antigo em uso, não só no papel.
Escolhemos o ponto que mais custa tempo ou paciente e resolvemos ele primeiro. O resto espera a sua vez.
O sistema novo roda junto com a planilha ou o sistema antigo. Ninguém precisa escolher entre os dois no primeiro dia.
Quando a equipe já usa só o novo, levamos os dados antigos e desligamos o que ficou para trás. Tudo documentado.
O que mudou desde 2006.
No celular
- Mapa de leitos e agenda no celular de quem está no andar, sem voltar ao posto.
- Aviso no WhatsApp para o paciente: confirmação de consulta, preparo de exame, resultado disponível.
Conversando com o que já existe
- O prontuário fica onde está. O sistema novo lê o que precisa e devolve o que for preciso.
- Sem digitar duas vezes a mesma informação em dois lugares.
Com a ajuda da IA
- Ler planilhas e papéis antigos e levar para o sistema novo sem redigitar tudo.
- Resumos para a passagem de turno e para a gestão, sempre revisados por uma pessoa.
O que sempre perguntam.
Preciso trocar o sistema de prontuário?
Não. Na maioria dos casos o prontuário fica onde está e o sistema novo conversa com ele: lê o que precisa e devolve o que for preciso, sem digitar duas vezes.
O atendimento para durante a troca?
Não. O sistema novo roda ao lado da planilha ou do sistema antigo até a equipe confiar nele. Só então o antigo é desligado.
E os dados dos pacientes?
Ficam nos servidores que a instituição escolher, com acesso por pessoa, registro de quem viu e mudou o quê, e cópias de segurança. O projeto segue a LGPD desde a primeira conversa.
De quem é o sistema no final?
Seu. O código, os dados e a documentação ficam com a instituição, para que qualquer equipe possa continuar o trabalho, com ou sem a gente.
Serve para uma clínica pequena?
Serve. Para uma clínica, o começo costuma ser a agenda com confirmação pelo WhatsApp e um painel de faltas e encaixes. Cresce quando fizer sentido.
Quanto custa e quanto demora?
Depende do tamanho do problema. Por isso a primeira conversa é sobre o ponto que mais dói; com ele definido, mandamos prazo e preço da primeira etapa, sem compromisso com as próximas.
O que não fazemos.
Prontuário pronto
Não vendemos prontuário eletrônico de prateleira. Se você precisa de um, indicamos usar um do mercado e construímos ao redor dele o que ele não faz.
Troca de uma vez só
Não desligamos tudo num fim de semana. Em saúde, troca grande e rápida é risco para o paciente; preferimos ir por partes.
2006 é outro tempo
O caso HCPA mostra o método, não a tecnologia de hoje. O sistema que fazemos agora é outro, com celular, WhatsApp e conexão com o que já existe.
O espécime é inventado
O mapa de leitos do topo da página é ilustrativo. Leitos, pacientes e horários são de exemplo.
Conte o que mais dói hoje.
A planilha, a agenda ou o sistema antigo. Uma conversa de meia hora, sem compromisso, para entender o problema e dizer como começaríamos.